Succesfactoren Odoo-implementatie

Onlangs begeleidde Alpiek bij Intracoat de implementatie van Odoo. Binnen drie maanden werden de processen van onder andere inkoop, productie, voorraad, verkoop en financiën gekoppeld. Wat waren de succesfactoren voor deze (snelle) samenwerking? Ik was als consultant verantwoordelijk voor de voorbereiding, implementatie, training en begeleiding van het team bij de klant.

We beginnen met een nadere kennismaking met Intracoat. Intracoat is een familiebedrijf en heeft een betrokken team van 20 medewerkers. Het is een belangrijke leverancier van zand en grind voor groothandels en bouwcentra in Nederland, maar verkoopt ook direct aan particulieren. Het bedrijf heeft mooie groeiambities en kijkt kritisch naar bedrijfsprocessen en verbetert waar mogelijk en daar kan ERP-systeem Odoo en Alpiek bij helpen.

Veel standaardprocessen, minimaal maatwerk
Na een gedegen analyse en een aantal intensieve gesprekken hebben we goed inzicht in de processen van Intracoat. Conclusie: er is minimaal maatwerk nodig; dat maakt een snelle implementatie mogelijk! Binnen Intracoat is er een projectleider die de implementatie intern begeleidt. Een voorwaarde voor een succesvolle samenwerking. Want zo zijn de lijnen kort, kunnen we de verwachtingen managen en pragmatisch werken. Het zijn mooie overeenkomsten tussen onze bedrijven! Daarna kan het testen beginnen en tot slot hebben we Odoo geïmplementeerd. Binnen drie maanden vanaf analyse tot een goed werkend systeem. Het is een groot compliment aan alle betrokkenen bij Intracoat. En natuurlijk zijn we als Alpiek ook blij met dit resultaat, kan ik met een lach zeggen.

Alle primaire bedrijfsprocessen verbonden via Odoo
Alle primaire productie-, logistieke, commerciële en financiële processen zijn geoptimaliseerd en worden voortaan ondersteund door Odoo. Doordat het Intracoat-team nu vanuit de cloud werkt is hybride werken mogelijk en ook op alle apparaten. Maximaal plaats- en tijdonafhankelijk werken!
We lichten twee processen toe die én efficiënter zijn ingericht én waarbij de klant meer inzicht en overzicht heeft.

Rechtstreeks aansturen van verkoop en productie
Met de invoering van Odoo zijn het verkoop- en productieproces gekoppeld. ‘Vroeger’ moest een order worden genoteerd, de voorraad gecheckt bij het magazijn, teruggekoppeld aan de klant, eventueel geproduceerd en geleverd. Nu is met één druk op de knop te zien of een geplaatste order op voorraad is, of dat het productieproces moet worden gestart en wanneer kan worden geleverd. De status kan direct worden gedeeld met de klant. Belangrijk!

Emballage: geen (verborgen) kostenpost meer
Bij Intracoat wordt veel gewerkt met pallets, zogenoemde meermalige emballage. Deze pallets vertegenwoordigen een financiële waarde die wordt doorbelast aan de klant, maar die bij retournering wordt teruggestort. In het geoptimaliseerde verkoopproces worden retouren direct verrekend. Het resultaat? Minder handling en meer inzicht en overzicht in openstaande retouren.

Training on the job met de Helpdesk als achtervang
Om teamleden te ondersteunen bij het werken met de applicaties van Odoo is er tijd gecreëerd voor de introductie en het leren werken met de diverse onderdelen. Trainen op de werkvloer heeft vele voordelen. Zo kun je direct bijsturen en voordelen van de diverse processen en apps meteen demonstreren in de echte werksituatie. Het wordt echt gewaardeerd door de teamleden. En was ik er niet, dan was de projectleider aanspreekpunt. De eerste week na de implementatie was hij veel op de werkvloer voor ondersteuning. Of veel ondersteuning nodig was? Nee! Voor ons beiden een teken dat de voorbereiding en training effect hadden. Fijn.

Ondersteuning via Helpdesk Alpiek
We zijn nu vier maanden verder, incidenteel hebben teamleden contact gezocht met onze helpdesk omdat er bijvoorbeeld een foutmelding verscheen. Intracoat heeft een SLA met Alpiek en dat geeft zekerheid dat issues snel worden verholpen.

Evaluatie en verbeterpunten
Elke implementatie wordt geëvalueerd en verbeterpunten worden ingebed. Wat zijn de verbeterpunten in de samenwerking met Intracoat? Tja, het klinkt misschien gek, maar eigenlijk hebben we die niet. Het team van Intracoat is zeer pragmatisch ingesteld en voor alle belangrijke processen konden we de standaardoplossingen van Odoo implementeren. Er waren weinig toeters en bellen nodig. Een modelklant.

Ook Martijn van Ommeren, directeur van Intracoat, is positief over de inzet van Odoo én de samenwerking met Alpiek. Ik heb hem om een reactie gevraagd: “We kijken altijd kritisch naar mogelijkheden om onze bedrijfsprocessen te optimaliseren en systemen te koppelen. Met Odoo hebben we echt een efficiencyslag en kostenbesparing gerealiseerd. Het team van Alpiek denkt mee en reageert snel als we vragen hebben. We werken dan ook vol vertrouwen aan fase 2 en 3.”

Fase 2: EDI-koppeling
Fase 2 staat klaar om live te gaan. Daarbij koppelen we een bedrijfsoverstijgend leverancier- en klantsysteem met elkaar via EDI (Electronic Data Interchange). Want samenwerken met ketenpartners loont, juist in het midden- en kleinbedrijf. De efficiencyvoordelen zijn groot en beide partijen werken efficiënt. Belangrijk in deze tijden van personeelskrapte.

Fase 3
We hebben ook al een ‘fase 3’ gedefinieerd. Wat deze is, vertel ik je graag in een volgend blog!