Implementatiekosten ERP: verschillen in offertes verdwijnen in de uitvoering

“Waarom zijn er zulke grote verschillen in de implementatiekosten van aanbieders van een ERP-systeem?” 
Deze vraag krijgen wij regelmatig en ik zou ‘m óók stellen. Denken wij dan ”Daar heb je weer zo’n lastige potentiële klant?” Nee, als ERP-aanbieder zijn we er zelfs blij mee! Want het betekent dat het bedrijf serieus kijkt naar verschillende systemen en mogelijke aanbieders. Maar ook naar de kosten die worden geoffreerd. Ik geef in dit blog objectief antwoord op de vraag.

Inzicht in álle bestede uren
Als Alpiek hebben we inmiddels meer dan 100 implementaties met het ERP-systeem Odoo achter de rug. Van alle implementaties houden we een nauwgezette urenregistratie bij. Het geeft ons inzicht in de benodigde processen bij de klant en onze eigen interne organisatie.

Als we de implementatiewerkzaamheden analyseren dan zien we vier grote blokken:

• Analyse van de behoefte van de klant
• Configuratie van het systemen
• Training van en Q&A voor het team
• Project- en changemanagement

Al deze werkzaamheden zijn noodzakelijk om te komen tot een goede configuratie, implementatie én acceptatie van het ERP-systeem bij de klant. Want als ons in de afgelopen jaren iets duidelijk is geworden dan is het wel dat het implementeren van ERP echt een combinatie is van mensen, processen en software. Nieuwe (ERP-)software betekent dat processen veranderen en als je processen raakt… dan raak je de mens. 

Technische configuratie versus acceptatie en omarming van ERP
Dit wetende gaan we terug naar de vraag “Waarom verschillen ERP-offertes zoveel?” Het begint je waarschijnlijk al te dagen in welke richting de oorzaak moet worden gezocht.
Wat we regelmatig zien, zeker bij nieuwe of jonge implementatiebedrijven, is dat deze een sterke focus hebben op de software. Ze richten zich met name op de technische configuratie. Hun aanbiedingen zijn hier dus ook op gebaseerd en daarmee lijken ze lager. Ik zeg nadrukkelijk lijken! Want ervaren implementatiepartners nemen het gehéle proces mee in hun offerte. En hebben dus in eerste instantie vaak een hogere aanbieding. 

Kostenvoordeel lagere offerte verdwijnt als sneeuw voor de zon
Het verschil in de hoogte van de offertes voor implementaties zit hem dus in de mate waarin de implementatiepartner - al dan niet bewust - het volledige traject meeneemt. 
Want uiteindelijk veranderen processen, is begeleiding van het team essentieel en moet iedereen de nieuwe werkwijze omarmen. Inclusief de mogelijkheden die door efficiency ontstaan voor nieuwe, of andere werkzaamheden. Zo kan efficiënter werken betekenen dat oude (repeterende) werkzaamheden verdwijnen. Het gehele team, van management tot logistiek medewerker, verdient begeleiding om mee te kunnen in deze verandering. Bij elke klant blijkt dat een goede analyse vooraf, training en begeleiding bepalende factoren zijn voor een goede implementatie en acceptatie. En dus succesvol project!

Aanbieders kunnen dan wel lagere offertes aanbieden, doordat er toch - en meer - kosten tijdens de implementatie moeten worden gemaakt, verdwijnt dat kostenvoordeel als sneeuw voor de zon.
Dus ja, er zijn grote verschillen in de offerte. In de operatie verdwijnen die helaas vanzelf. 

Hoogste offerte is de beste?
Ook deze – soms licht spottende - vraag krijgen we. En ook daarop is ons antwoord nee. Wat we potentiële klanten adviseren is aanbieders van ERP-systemen transparant te laten offreren, inclusief training en begeleiding. Dan kies je voor de beste offerte en nog belangrijker een succesvolle implementatie. En ja, dat kán een lagere zijn. Daag me uit!

Neem dan contact met me op via: 085-3330008 of stuur een mail naar bart.stelder@alpiek.com.